Tiền đồng phục có tính thuế TNCN không và các quy định cần biết năm 2026

Khoản phụ cấp trang phục có tính thuế thu nhập cá nhân không?

Nhiều người lao động và doanh nghiệp băn khoăn về việc khoản phụ cấp trang phục có tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không. Đây là một khoản phúc lợi phổ biến, do đó việc hiểu rõ quy định pháp luật liên quan sẽ giúp đảm bảo tuân thủ và tối ưu lợi ích.

Hiểu rõ về phụ cấp trang phục

Phụ cấp trang phục, hay còn gọi là trợ cấp trang phục, là khoản tiền hoặc hiện vật mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động nhằm hỗ trợ chi phí mua sắm, may mặc hoặc bảo quản quần áo, đồng phục cần thiết cho môi trường làm việc. Khoản này thường được quy định rõ trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.

Các hình thức chi trả phụ cấp trang phục phổ biến bao gồm:

• Chi bằng tiền mặt: Công ty chuyển một khoản tiền cố định vào kỳ trả lương để nhân viên tự mua sắm trang phục.
• Chi bằng hiện vật: Công ty trực tiếp may hoặc mua sẵn đồng phục (áo, quần, bảo hộ lao động...) và phát cho nhân viên.
• Chi kết hợp cả tiền mặt và hiện vật: Công ty cấp một số bộ đồng phục và hỗ trợ thêm tiền mặt cho các vật dụng đi kèm như giày dép, phụ kiện.

Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Tiết đ.4 Điểm đ Khoản 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản phụ cấp, chi phí trang phục sẽ được miễn thuế TNCN nếu nằm trong mức khoán chi theo quy định hiện hành của Nhà nước. Cụ thể:

• Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể: Mức khoán chi sẽ áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: Mức khoán chi áp dụng phù hợp với quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: Mức khoán chi thực hiện theo quy định của tổ chức đó.

Nói cách khác, nếu doanh nghiệp chi phụ cấp trang phục cho người lao động với mức không vượt quá quy định, khoản này sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Trường hợp chi phụ cấp trang phục bằng tiền

Khi doanh nghiệp chi phụ cấp trang phục bằng tiền cho người lao động, mức chi tối đa không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Phần vượt quá mức 5 triệu đồng/năm sẽ phải chịu thuế TNCN.

Trường hợp chi phụ cấp trang phục bằng hiện vật

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này chủ yếu liên quan đến thuế TNDN, còn đối với thuế TNCN, việc chi bằng hiện vật thường không phát sinh thu nhập tính thuế cho người lao động nếu đó là chi phí trang bị đồng phục bắt buộc theo quy định.

Trường hợp chi kết hợp cả tiền và hiện vật

Khi doanh nghiệp áp dụng cả hai hình thức chi trả, để được coi là chi phí hợp lý và không tính thuế TNCN cho người lao động, tổng chi phí (bao gồm cả tiền và hiện vật) cần tuân thủ quy định. Cụ thể, chi bằng tiền không quá 5 triệu đồng/người/năm và chi bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Điều kiện để phụ cấp trang phục không bị tính thuế TNCN

Để đảm bảo khoản phụ cấp trang phục không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Quy định rõ ràng: Khoản chi trang phục phải được ghi nhận cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc văn bản quy định khác của công ty.
• Đúng định mức: Đối với chi bằng tiền, mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm. Đối với chi bằng hiện vật, cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Mục đích sử dụng: Khoản chi này phải phục vụ trực tiếp cho mục đích trang bị đồng phục hoặc trang phục làm việc cần thiết cho người lao động.
• Đầy đủ hồ sơ: Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, hợp đồng may đo, biên bản bàn giao đồng phục...

Nếu doanh nghiệp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Khoản chi trang phục có được trừ khi tính thuế TNDN?

Việc xác định khoản chi trang phục có được trừ khi tính thuế TNDN hay không phụ thuộc vào cách thức chi trả và chứng từ đi kèm:

• Chi bằng hiện vật: Nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì được trừ vào chi phí tính thuế TNDN. Nếu không có hóa đơn, chứng từ thì không được trừ.
• Chi bằng tiền: Mức chi tối đa 05 triệu đồng/người/năm được xem xét. Phần vượt quá có thể không được trừ.
• Kết hợp cả hai: Phải tuân thủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và giới hạn mức chi bằng tiền.

Phần mềm EasyHRM - Giải pháp quản lý tiền lương, phụ cấp, thuế TNCN hiệu quả

Để quản lý chặt chẽ các khoản phụ cấp, chi phí và nghĩa vụ thuế TNCN, các doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. EasyHRM cung cấp các tính năng tự động hóa quy trình tính lương, quản lý phụ cấp, tính toán và kê khai thuế TNCN, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự:

• Tự động hóa việc tính toán các khoản phụ cấp, bao gồm cả phụ cấp trang phục.
• Hỗ trợ kê khai và báo cáo thuế TNCN chính xác, kịp thời.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên và các khoản chi một cách khoa học.
• Cập nhật liên tục các quy định pháp luật mới nhất.

Tạm kết

Nhìn chung, việc tiền đồng phục có tính thuế TNCN hay không phụ thuộc vào việc khoản chi này có nằm trong định mức và tuân thủ các quy định về chứng từ hay không. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật để áp dụng chính sách phúc lợi một cách hợp lý, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn thuế hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ để có giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.