Hướng dẫn đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân kinh doanh online năm 2026

Cá nhân kinh doanh có phải làm thủ tục đăng ký thuế không?

Theo quy định mới nhất từ Thông tư 86/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025, nhiều trường hợp cá nhân và hộ gia đình hoạt động kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu để được cấp mã số thuế cá nhân kinh doanh trước khi chính thức bắt đầu hoạt động.

Các trường hợp bắt buộc phải đăng ký bao gồm:

• Cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ mà không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh theo quy định.
• Công dân các nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam có hoạt động kinh doanh, trao đổi hàng hóa tại các khu vực chợ biên giới.

Đáng chú ý, các hoạt động như cho thuê tài sản (nhà, đất, kho xưởng), cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài không có địa điểm kinh doanh cố định, hay kinh doanh thời vụ không có địa điểm cố định cũng nằm trong diện phải đăng ký thuế. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi không thành lập hộ kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu để có mã số thuế kinh doanh.

Lưu ý quan trọng: Từ ngày 16/12/2024, cá nhân bán hàng online trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hoặc các nền tảng số khác sẽ phải thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân kinh doanh đuôi 888 (mã số thuế thương mại điện tử) trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân kinh doanh

Để có được mã số thuế kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh (không thuộc diện đăng ký hộ kinh doanh) có thể thực hiện theo hai cách sau đây, sử dụng tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 03-ĐK-TCT:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế

Người nộp thuế có thể mang tờ khai đăng ký thuế mẫu 03-ĐK-TCT đã hoàn thiện đến nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế hoặc Chi cục Thuế khu vực nơi có địa điểm kinh doanh cố định, nơi có bất động sản cho thuê hoặc nơi cư trú.

Cách 2: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến

Phương thức này cho phép kê khai và nộp tờ khai đăng ký thuế mẫu 03-ĐK-TCT online thông qua trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Để thực hiện, người nộp thuế cần có tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc tài khoản định danh điện tử.

Lưu ý: Không phải tất cả các Chi cục Thuế đều hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế trực tuyến. Do đó, trước khi tiến hành theo cách 2, cá nhân hoặc hộ gia đình cần liên hệ với cơ quan thuế nơi cư trú để xác nhận về phương thức nộp hồ sơ được chấp nhận.

Cách ghi và nộp tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT online

Quy trình kê khai và nộp tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 03-ĐK-TCT trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế được thực hiện chi tiết qua các bước sau:

1. Bước 1: Đăng nhập hệ thống
   Người nộp thuế sử dụng tài khoản điện tử đã được cấp để đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia. Sau đó, chọn dịch vụ “Đăng ký thuế lần đầu”.
2. Bước 2: Chuyển hướng sang Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
   Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động định tuyến người dùng sang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Bước 3: Kiểm tra thông tin mã số thuế
   Hệ thống sẽ kiểm tra xem người nộp thuế đã có mã số thuế tương ứng với giấy tờ tùy thân chưa. Nếu đã có, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Số giấy tờ đã được cấp mã số thuế”. Nếu chưa có, màn hình sẽ hiển thị để người nộp thuế chọn đối tượng đăng ký thuế lần đầu.
4. Bước 4: Truy vấn thông tin từ Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư
   Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ truy cập vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy thông tin cá nhân.

• Nếu thông tin trả về không đầy đủ hoặc không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Thông tin của cá nhân tại cơ sở dữ liệu (CSDL) Quốc gia về dân cư không đầy đủ/không hợp lệ”. Trong trường hợp này, người nộp thuế cần đến cơ quan công an để cập nhật lại thông tin.
• Nếu thông tin trả về đầy đủ, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin cá nhân từ CSDL Quốc gia về dân cư để đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT và chuyển sang bước tiếp theo.

5. Bước 5: Kiểm tra và bổ sung thông tin trên tờ khai
   Người nộp thuế xem xét các thông tin đã được điền sẵn trên tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT. Nếu có thông tin chưa có trong CSDL Quốc gia về dân cư (như ngày cấp, nơi cấp giấy tờ tùy thân, email, số điện thoại, cơ quan chi trả thu nhập), cần bổ sung đầy đủ.

Lưu ý: Nếu thông tin điền sẵn trên tờ khai không khớp đúng với thông tin cá nhân thực tế, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Người nộp thuế không nộp hồ sơ đến cơ quan thuế và liên hệ với cơ quan công an cấp Phường/Xã nơi cá nhân đăng ký thường trú để được hướng dẫn điều chỉnh thông tin” và không cho phép nộp hồ sơ.

6. Bước 6: Kiểm tra nghiệp vụ và nộp hồ sơ
   Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ kiểm tra các quy tắc nghiệp vụ dựa trên thông tin từ CSDL Quốc gia về dân cư và thông tin người nộp thuế đã kê khai.

Nếu hồ sơ đăng ký thuế điện tử của người nộp thuế được nộp cho cơ quan thuế thành công, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử (theo mẫu số 01-1/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 19/2021/TT-BTC) cho người nộp thuế qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, chậm nhất trong vòng 15 phút.

Việc nắm rõ quy trình đăng ký thuế lần đầu sẽ giúp cá nhân kinh doanh hoàn thành thủ tục nhanh chóng và chính xác, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu gặp khó khăn, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ.