Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2026

Vào đầu năm 2026, các doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện lập tờ khai quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập đã chi trả trong năm 2025. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), do Kế Toán Thiên Ưng biên soạn.

Các bước lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Để lập tờ khai quyết toán thuế TNCN một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng tờ khai quyết toán thuế TNCN

Trước khi lập tờ khai, cần đảm bảo phần mềm HTKK đã được cập nhật phiên bản mới nhất và thực hiện các bước đăng ký tờ khai như sau:

1. Vào phân hệ Thuế, chọn tab Khai thuế, sau đó chọn mục Đăng ký tờ khai sử dụng.
2. Tích chọn vào ô tương ứng với 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
3. Nhấn nút Cập nhật để hoàn tất việc đăng ký.

Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN)

Sau khi hoàn tất đăng ký, tiến hành lập tờ khai theo các bước chi tiết:

1. Truy cập vào phân hệ Thuế -> Khai thuế -> Lập tờ khai. Chọn Tờ khai quyết toán thuế TNCN (05/QTT-TNCN).
2. Thiết lập các tham số cho kỳ tính thuế theo yêu cầu và nhấn Đồng ý.

Bước 3: Tổng hợp và nhập liệu cho các Phụ lục đi kèm

Phần mềm HTKK sẽ tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai quyết toán thuế TNCN và các Phụ lục đi kèm. Kế toán cần kiểm tra và nhập liệu chi tiết cho từng phụ lục:

3.1. Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN: Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân

• Họ và tên: Liệt kê toàn bộ nhân viên là cá nhân cư trú, ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên có tên trong các bảng lương thuộc kỳ quyết toán.
• Cột Cá nhân ủy quyền quyết toán thay/Cá nhân nước ngoài ủy quyền quyết toán dưới 12 tháng/năm: Tích chọn chính xác theo thực tế tại doanh nghiệp.
• Cột TNCT được giảm thuế theo Hiệp định; Các khoản giảm trừ Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Kế toán tự điền số liệu thực tế phát sinh.
• Thông tin khác (Mã số thuế, Số CMND/Hộ chiếu, thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ): Chương trình tự động tổng hợp từ Bảng lương và danh mục Nhân viên.

3.2. Phụ lục 05-2BK-QTT-TNCN: Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân không cư trú

• Họ và tên: Liệt kê toàn bộ nhân viên là cá nhân không cư trú và cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng có tên trong bảng lương thuộc kỳ quyết toán.
• Các cột TNCT từ phí mua BH nhân thọ, BH không bắt buộc khác...; TNCT được giảm thuế theo Hiệp định: Kế toán tự điền số liệu thực tế phát sinh.

3.3. Phụ lục 05-3BK-QTT-TNCN: Bảng kê người phụ thuộc

Tại phụ lục này, kế toán cần nhập thông tin người phụ thuộc của người nộp thuế là người lao động tại tổ chức trả thu nhập hoặc chọn chức năng Nhập từ excel. Đây là căn cứ để tính số lượng người phụ thuộc được giảm trừ tại Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN.

Lưu ý quan trọng khi lập tờ khai quyết toán thuế TNCN

• Để Thêm/Xóa dòng thông tin trong các phụ lục, nhấn chuột phải tại dòng thông tin khai báo và chọn chức năng tương ứng.
• Trong trường hợp một nhân viên vừa có HĐLĐ dưới 3 tháng (ví dụ: thử việc) vừa có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên (ví dụ: chính thức) và đủ điều kiện quyết toán thay cho người thân, cần kiểm tra kỹ các quy định về việc ủy quyền quyết toán.
• Luôn tham khảo các quy định về thuế TNCN và các mẫu biểu tờ khai thuế TNCN mới nhất để đảm bảo kê khai đúng pháp luật.

Lời khuyên khi thực hiện quyết toán thuế TNCN

Việc lập tờ khai quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác cao. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật thuế mới và tận dụng tối đa tính năng của phần mềm hỗ trợ kê khai để giảm thiểu sai sót. Nếu gặp khó khăn trong quá trình quyết toán thuế, hãy tìm đến các dịch vụ tư vấn thuế hoặc các khóa học về kế toán thuế chuyên sâu để được hỗ trợ kịp thời.

Tìm hiểu thêm về các khóa học kế toán thực tế tại Kế Toán Thiên Ưng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.

Việc hoàn thành đúng hạn tờ khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân và doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý tài chính. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quyết toán thuế tncn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.