Sai mã số thuế có điều chỉnh được không và cách xử lý hóa đơn điện tử 2026

Việc lập hóa đơn điện tử đôi khi không tránh khỏi những sai sót, đặc biệt là sai mã số thuế của người mua. Câu hỏi đặt ra là sai mã số thuế có điều chỉnh được không và quy trình xử lý như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn các bước thực hiện theo quy định mới nhất năm 2026.

Tổng quan về việc sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Sai mã số thuế là một trong những lỗi phổ biến khi xuất hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, việc sai mã số thuế có được điều chỉnh và có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thay vì phải hủy và lập lại hóa đơn mới. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục hành chính.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ năm 2026, đã quy định rõ ràng về quy trình thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán cần thực hiện các bước xử lý phù hợp.

Các bước thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử khi sai mã số thuế

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, đặc biệt là sai mã số thuế của người mua, bạn cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định:

1. Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh
   Trước khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua cần lập một biên bản thỏa thuận hoặc biên bản điều chỉnh. Văn bản này ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn gốc và xác nhận sự đồng ý điều chỉnh từ cả hai bên.
2. Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
   Sau khi có biên bản thỏa thuận, người bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh này phải ghi rõ các thông tin đã điều chỉnh so với hóa đơn gốc.

Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

• Trong trường hợp hóa đơn gốc có nhiều dòng hàng hóa và chỉ sai sót ở một vài dòng, hóa đơn điều chỉnh chỉ cần ghi nhận các dòng bị sai sót và thực hiện điều chỉnh phần sai đó. Các dòng không sai sót sẽ không được ghi nhận lại trên hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu có sai sót cần điều chỉnh hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, bạn cần lập một hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn bị điều chỉnh đó.

Trường hợp sai mã số thuế và cách xử lý cụ thể

Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định như sau:

1. Sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai về tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác vẫn đúng, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần lập lại hóa đơn mới. Người bán sẽ thực hiện thông báo sai sót này với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

2. Sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa

Trong trường hợp có sai sót về mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, người bán phải thực hiện thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập.

Cách lập hóa đơn điều chỉnh:

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử: Chọn chức năng xử lý hóa đơn lập sai, chọn điều chỉnh hóa đơn và nhập các thông tin cần thiết.
• Nhập nội dung sai sót: Trên hóa đơn điều chỉnh, chỉ ghi nhận các phần bị sai sót và điều chỉnh cho đúng. Ví dụ, nếu hóa đơn gốc có đơn giá là 10 và đúng là 8, trên hóa đơn điều chỉnh sẽ nhập giá trị điều chỉnh là -2.
• Ký và gửi cho cơ quan thuế cấp mã: Sau khi hoàn tất, hóa đơn điều chỉnh sẽ được gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và sau đó gửi cho người mua.

Phần mềm kế toán và quy trình tự động hóa xử lý sai sót

Các phần mềm kế toán hiện đại như Misa, Fast hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc lập và xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Chức năng điều chỉnh hóa đơn thường được tích hợp sẵn, giúp người dùng thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và chính xác.

Khi sử dụng phần mềm, bạn chỉ cần vào phân hệ xử lý hóa đơn lập sai, chọn chức năng điều chỉnh và làm theo hướng dẫn. Phần mềm sẽ tự động hỗ trợ bạn tạo hóa đơn điều chỉnh dựa trên thông tin của hóa đơn gốc đã được nhập.

Các trường hợp hóa đơn thay thế

Trong một số trường hợp, thay vì điều chỉnh, hóa đơn điện tử có thể được thay thế. Điều này thường xảy ra khi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng bị sai các thông tin bắt buộc khác ngoài mã số thuế và các thông tin đã được hướng dẫn điều chỉnh.

Việc sai mã số thuế có được điều chỉnh hóa đơn hay cần thay thế phụ thuộc vào bản chất và loại sai sót. Tuy nhiên, với sai mã số thuế của người mua, quy trình điều chỉnh thường được áp dụng.

Lời khuyên từ chuyên gia

Để tránh những sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn chặt chẽ trước khi phát hành. Việc áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử và đào tạo nhân sự thường xuyên là rất cần thiết. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý sai sót hóa đơn hoặc cần tư vấn về các vấn đề thuế, hãy liên hệ với các chuyên gia kế toán tại Kế toán Thiên Ưng để được hỗ trợ tốt nhất.