Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026

Hiểu rõ chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026

Việc xác định chính xác các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Năm 2026, các quy định về thuế TNDN tiếp tục được cập nhật, đòi hỏi các nhà quản lý và bộ phận kế toán phải nắm vững để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ

Để một khoản chi phí được xem xét là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản theo quy định pháp luật. Các điều kiện này đảm bảo rằng chi phí phát sinh phải thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp pháp.

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi phí được trừ phải đáp ứng:

• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Việc nắm vững các điều kiện này là bước đầu tiên để phân biệt đâu là chi phí được trừ và đâu là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Các khoản chi phí cụ thể không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026

Dựa trên các quy định hiện hành và các sửa đổi, bổ sung, có nhiều loại chi phí không được xem xét là chi phí được trừ. Dưới đây là tổng hợp các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, bao gồm cả những quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và các thông tư sửa đổi liên quan:

1. Chi phí không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định

Đây là nhóm khoản chi phí phổ biến nhất không được trừ. Nó bao gồm các trường hợp sau:

• Các khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, có một số ngoại lệ quan trọng. Các khoản chi phí tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hoặc các trường hợp bất khả kháng khác (không được bồi thường) vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ. Để được chấp nhận, doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh:

• Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất.
• Hồ sơ bồi thường từ bảo hiểm (nếu có).
• Hồ sơ quy định trách nhiệm bồi thường (nếu có).

Tương tự, hàng hóa hư hỏng do sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn sử dụng cũng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có hồ sơ tương tự.

2. Chi khấu hao tài sản cố định không được trừ

Một số khoản khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Các trường hợp điển hình bao gồm:

• Khấu hao TSCĐ không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ người lao động như nhà nghỉ, nhà ăn, khu thể thao).
• TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp (trừ trường hợp thuê mua tài chính).
• TSCĐ không được quản lý, theo dõi và hạch toán theo đúng quy định của pháp luật.
• Phần khấu hao vượt mức quy định của Bộ Tài chính.
• TSCĐ đã được khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục trích khấu hao.

Đặc biệt, đối với ô tô dưới 9 chỗ ngồi, phần chi phí khấu hao vượt mức 1,6 tỷ đồng/xe sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

3. Các khoản chi khác không được trừ khi tính thuế TNDN

Ngoài các khoản trên, các khoản chi sau đây cũng thuộc nhóm chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN:

• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính: Bao gồm vi phạm luật giao thông, quy định đăng ký kinh doanh, quy định kế toán, quy định về thuế, bao gồm cả tiền chậm nộp thuế và các khoản phạt khác theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác: Ví dụ như các khoản chi đã được chi trả từ Quỹ phát triển khoa học và công nghệ, Quỹ đổi mới sáng tạo, hoặc quỹ chuyển đổi số của doanh nghiệp.
• Phần chi vượt mức quy định: Đây có thể là các khoản chi có giới hạn về mức chi theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp đã chi vượt quá giới hạn đó.

Cách hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Việc hạch toán các khoản chi phí không được trừ cần được thực hiện một cách cẩn trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định. Về bản chất, các khoản chi phí này vẫn phải được ghi nhận vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo nguyên tắc kế toán. Tuy nhiên, khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các khoản này sẽ được loại trừ ra.

Cụ thể, tại bước lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bút toán điều chỉnh:

• Cộng thêm vào chi phí được trừ những khoản chi không được trừ khi tính thuế.
• Giảm trừ các khoản thu nhập đã tính thuế nhưng không được trừ ra khỏi chi phí (nếu có).

Cách hạch toán này giúp đảm bảo số liệu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ thuế được tính đúng theo quy định của pháp luật về thuế TNDN.

Lưu ý quan trọng về chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2025 và 2024

Mặc dù các quy định mới nhất sẽ áp dụng cho năm 2026, việc hiểu rõ các quy định của năm trước như chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2025 và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2024 vẫn mang lại cái nhìn tổng quan và giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các thay đổi.

Nhìn chung, các nguyên tắc cốt lõi về điều kiện để chi phí được trừ và các loại chi phí không được trừ phổ biến như chi tiền phạt, chi vượt định mức, hoặc chi không có chứng từ hợp pháp thường được duy trì qua các năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để nắm bắt kịp thời các sửa đổi, bổ sung có thể ảnh hưởng đến việc tính thuế TNDN.

Việc liên tục cập nhật kiến thức về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và các khoản chi không được trừ là nhiệm vụ bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Hãy đảm bảo bộ phận kế toán của bạn luôn được trang bị đầy đủ thông tin và kiến thức chuyên môn.

Tóm lược các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Việc xác định rõ ràng các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố then chốt để doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tránh các rủi ro về thuế. Các khoản chi này bao gồm những chi phí không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, các khoản phạt vi phạm hành chính, những khoản chi được bù đắp từ nguồn khác, và phần chi vượt quá định mức cho phép.

Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát các khoản chi phát sinh, đối chiếu với quy định của pháp luật thuế để đảm bảo kê khai chính xác. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là gì, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế hoặc các đơn vị tư vấn uy tín. Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp bạn.